Innklagede part hadde først sendt en tildelingsmeddelelse om å ville inngå kontrakt med klager for leveringen av 490 kumlokk, 490 rammer og 40 kuppelrister, men avlyste senere konkurransen. Begrunnelsen var at innklagede hadde behov for å kontrollere oppfyllelsen av tekniske spesifikasjoner (HMS-krav) for lås-/sikringsanordningene til produktene som ble anskaffet.
Klagenemnda har i flere saker kommet til at behov som oppdragsgiver blir oppmerksom på, og som ikke er ivaretatt i den pågående konkurransen, kan gi saklig grunn til å avlyse konkurransen.
Konkurransegrunnlaget stilte få tekniske krav, og inneholdt ikke krav om å dokumentere oppfyllelse av disse. Det var stilt krav om lås-/ sikringsanordning, men kravet var ikke spesifisert ytterligere. Behovet for å avlyse var altså at man ville stille nærmere krav om oppfyllelse av bestemte spesifikasjoner, og var også begrunnet med henvisning til en ulykke i Drammen kommune, samt de tekniske spesifikasjoner denne kommunen stiller.
Innklagede ble gjort oppmerksom på at valgte leverandør oppfylte de spesifikasjonene som Drammen kommune stiller, men opplyste i et nytt brev at disse spesifikasjonene ikke ville bli benyttet, og at man ville utarbeide egne spesifikasjoner. Nemnda skriver at det i en slik situasjon må kunne forventes at innklagede i noen grad kan konkretisere hvilke andre tekniske krav det er behov for å stille. Dette ble heller ikke gjort gjennom saksforberedelsen for nemnda og til tross for gjentatte oppfordringer. Det var altså ikke identifisert et bestemt behov som ikke ville bli dekket ved kjøp av klagers produkter.
Klagenemnda var enig med innklagede i at det etter omstendighetene kan utgjøre en saklig grunn for å avlyse konkurransen at oppdragsgiver ikke har avgjort hvilke krav man vil stille, og at en grundig gjennomgang av egne behov er nødvendig for å klarlegge dette. Et slikt behov var imidlertid ikke synliggjort i den foreliggende saken, og det var heller ikke klart hvorfor innklagede måtte avlyse konkurransen for å gjøre en slik gjennomgang.
Det var ingen holdepunkter for at klagers produkter ikke oppfylte kravet i konkurransegrunnlaget på en tilfredsstillende måte,
men innklagede hadde altså ikke kontrollert dette. Innklagede mente selv at etterfølgende avklaringer med klager i denne forbindelse ikke ville ha vært lovlige, fordi de kunne utgjøre en endring av konkurransegrunnlaget, jf. forskriften § 8-2 (1),
eller være i strid med forhandlingsforbudet i § 12-1.
Klagenemnda fremholdt at det ikke gjelder en ubetinget plikt for oppdragsgiver til å avklare om valgte leverandørs tilbud oppfyller oppdragsgivers identifiserte behov, før man eventuelt kan konstatere at en avlysning er saklig. En avklaring av hva den tilbudte ytelsen omfattet, utover det som var krevd i konkurransegrunnlaget eller uttrykkelig fremgikk av tilbudet, utgjør imidlertid i seg selv ingen endring
av konkurransegrunnlaget. Eksempelvis det å be om dokumentasjon på at lås-/sikringsanordningen var testet og godkjent, vil ikke representere en endring av tilbudet som strider mot forhandlingsforbudet i forskriften § 12-1.
