I koronaens tid er webinarene blitt en dyd av nødvendighet, og programvareleverandøren Powel gjennomfører stadig flere slike via internet. Her kombinerer man presentasjoner med gjennomgang av ulike muligheter i programmene ved direkte brukervisning, samt svarer på spørsmål som den enkelte måtte ha.
Nylig holdt man et vellykket webinar om programvaremodulen kalt «Private anlegg», som er utvidet med en rekke nye funksjoner.
Målet med Private anlegg er å kunne drive hurtig saksbehandling internt i kommunen samt oppnå effektiv kommunikasjon med tiltakshaver og utførende aktør. Private Anlegg inneholder programmer som tar seg av selve informasjonsflyten for eiere av vann- og avløpsnett, som kommuner og vannverk.
– Det er en rekke utvidelser og forbedringer av saksbehandlingen i Private anlegg som gir kommuneneenklere og mer effektivt arbeid, i tillegg har vi et helt nytt opplegg for de anleggene som ikke er koblet til kommunens nett, og som da skal ha utslippstillatelse etter forurensingforskriften, forteller markedssjef i Powel, Arnstein Holte, som ledet webinaret fra hjemmekontor. De tre foredragsholderne befant seg også på sine respektive hjemmekontor. Av de til sammen 200 deltakerne hadde 70 % allerede installert Private anlegg, og kunne dermed følge med på egen skjerm.
De tilkoblede
Først ute var Ståle Johannessen, som gikk gjennom de nye funksjonene som ligger i programpakken når det gjelder å holde oversikt over de som allerde er koblet til VA-nettet.
– Kommunen trenger naturligvis å ha full kontroll over hvem som er koblet til vann- og avløpsnettet, der man ser omfanget av abonnenter, hva slags utstyr som er koblet til og hvor i nettet det er tilkoblet. Private anlegg skaper naturligvis sikkerhet, samt gjør dokumentasjon og oppfølging enklere. Løsningen er integrert med blant annet Entreprenørportalen, slik at man får direkte kommunikasjon med de som tar seg av det tekniske, som f.eks. søknad om tilkobling, forklarte Johannessen.
Johannesen gikk gjennom de ulike trinnene i saksbehandlingen i systemet, fra man oppretter en sak for en tiltakshaver om å koble seg på det kommunale nettet, via saksbehandlerens gjennomgang med de ulike trinn i prosessene for behandling, og helt fram til en eventuell godkjenning om tilkobling eller utslipp (tillatelse til å koble seg på).
Systemet er bygget opp med menyer og valg på en oversiktlig måte. Det er også lagt opp relativt fleksibelt, man kan f.eks. endre på hvem som er utførende part underveis i saksbehandlingen.
Orden
Programmet holder orden på løpende saker, hvilke mangler eller ytterligere opplysninger man har bedt tiltakshaver og utførende om og man ser saksgangen i det hele. Man holder samtidig full orden på dokumenter, vedlegg, tegninger og har tilgang til nødvendige kart i hele prosessen.
Saksbehandler i kommunen kan plukke ut og behandle saker etter ulike kriterier. Programmet vil derfor kunne støtte en effektiv saksbehandling, der man etter vurdering kan utferdige nødvendige pålegg med frist for tilbakemelding.
Gjennom godkjenning av søknader blir alle nye tilkoblinger lagt til eksisterende kartverk og tegninger, slik at man automatisk har oppdatert oversikt over de offentlige anlegg. Samtidig kan man sortere f.eks. på ulike installasjoner, som fettutskiller, oljeutskiller, ulike typer industri osv.
Løsninger har også funksjoner der man kan internt i kommunen kan be andre om uttalelser med svarfrist, hvis man f.eks. ser behov for ytterligere dokumentasjon under søknadsprosessene.
Vannmålerne
Neste mann ut var Kjell Amund Rogn som gikk gjennom modulen “Vannmåler”, som holder orden på alle vannmålere i kommunen, behandler søknader om installasjon av vannmåler og støtter saksbehandlere i prosessene som dreier seg om pålegg om installasjon av vannmålere.
Selve saksbehandlingen kommuniserer også her direkte med Entreprenørportalen, som gjør at informasjon om pålegg, tegninger, dokumentasjon og bilder deles og logges løpende.
– Det kan for eksempel være en rørlegger som legger inn en søknad om installasjon, fortalte Rogn og gikk så gjennom de ulike trinnene i prosessen både fra rørlegger og saksbehandlers side, med en enebolig som eksempel.
Systemet er fleksibelt i forhold til å plassere vannmålere på kart og i bygg og å knytte ulike eiendommer og bruksnummer til abonnementet, slik at man kan definere hvem som skal være tilkoblet og hvem som skal belastes for gebyr.
Her kan man også plassere en «fiktiv» vannmåler på en eiendom der en entreprenør skal sette opp en brakke, slik at man oppretter en avtale om å kjøpe vann.
I programmet kan man rent teknisk beskrive måler og dens plassering og hvordan den monteres.
Melding til entreprenør
I programmet har saksbehandler til enhver tid oversikt over hvor mange søknader som er kommet inn og hvilke som ligger klare til behandling. Her kan man også sende en forespørsel til andre i kommunen om uttalelser eller be om dokumentasjon.
På samme måte kan man sende en melding til rørlegger om der det mangler eller uklarheter i søknaden, inntil man godkjenner. Når saken er ferdig går det melding om utlevering av vannmåler til rett avdeling i kommunen. Her kan man forhånds-spesifisere type måler, men dette kan i siste fase overstyres av den som leverer ut.
Når godkjenningen er klar kan rørlegger montere måleren og sende dokumentasjon på dette, med målerstand, bilde og annen dokumentasjon på monteringssted osv. Rørlegger kan med et nettbrett eller en mobil i felt gå inn via Entreprenørportalen og sluttføre sin del, og dette kommer opp umiddelbart hos saksbehandler.
Programmet kan også brukes til å utferdige pålegg om vannmåler for enkelte områder, der man fra et kart kan definere område, og man kommuniserer via utførende på samme måte fram til man har godkjent.
Anlegg med eget utslipp
Å holde styr på private renseanlegg med eget utslipp er en krevende oppgave der mange kommuner sliter med å komme i gang. For å effektivisere og rasjonalisere denne prosessen har Powel utviklet en nye modul med både utslippssøknad og påleggsbehandling.
Dag Erik Håvimb ledet deltakerne i webinaret gjennom de ulike funksjonene og valgene som utgjør flyten i saksbehandlingen her.
– Dette er en heldigital saksbehandling der man kan styre og holde oversikt, fra behandling av søknader om utslippstillatelser til å komme med pålegg til de som har eget renseanlegg. I sin enkleste form er private anlegg en dokumentasjon på hva som finnes der ute og et verktøy til å holde orden på hva anleggene presterer, sa Håvimb.
I programmet kan man i forbindelse med en utslippssøknad legge inn alt av informasjon om anlegget, modeller, type anlegg, rensegrad og slamlagringsvolum. Dette er nyttig ikke minst i planlegging av tømmerutiner, men også i forhold til krav som skal stilles til rensegrad.
– Vi er også i ferd med å utvikle en tilsynsmodul, det kommer trolig et eget webinar om dette, fortalte Håvimb.
Programmet kan videre brukes i felt, der man kan hente inn data fra et anleggsregisterer, eller man kan gå på besøk og endre dokumentasjon om anlegget, ved å legge til komponenter, som en prøvetakingskum, et desinfekssjonstrinn eller en slamavskiller mens man er ute i felt.
Vanndirektiv
Programmet støtter også oppfølging av anlegg i forbindelse med nye krav etter vanndirektivet, og det er flere måter for å starte en oppfølging på, det kan være etter område, type anlegg, størrelse etc.
På samme måte kan man i forbindelse med pålegg vurdere hvor i kommunen belastningen er størst og prioritere innsatsen deretter. Man kan også prioritere de som har innlagt vann og se på en samlet risiko for forurensing, med støtte i ulike kartlag.
Hvis man sender et pålegg kan man opprette en referanse, der utførende kan ta seg direkte til søknaden og gå løs på denne direkte, fram til man får en ferdigmelding.
I forbindelse med søknad etter forurensingsloven(der kommunen er myndighet) kan man behandle søknadene heldigitalt og dermed effektivisere og sikre saksbehandlingen gjennom alle nødvendige trinn i detalj, både når det gjelder å legge inn alle data, innhente nødvendig informasjon og dokumentasjon helt fram til ferdig godkjenning.
Her kan man se på grad av forurensning, geologi, terreng og vassdrag osv og man kan i vurderingen av en søknad også ta hensyn til ulike prioriteringer eller normer som ligger i kommunens vedtak eller miljøplaner. I samme prosess kan man behandle selve byggesøknaden for tiltaket.
