Kommunereformen på 1960-tallet omfattet et stort flertall av norske kommuner og siden da har kommuneinndelingen forandret seg lite. Dagens regjering har imidlertid hatt som mål å slå sammen mindre kommuner for å redusere antallet betraktelig.
Powel har allerede gjennomført et slikt prosjekt og er i gang med å bistå flere kommuner som skal slås sammen fra og med 1. januar 2018 og 1. januar 2020.
Konsulentene Guro Mellerud og Are Nor jobber tett på kundene i disse prosessene. De har høstet nyttig erfaring og kan bidra til en smidig sammenslåing først og fremst ved å starte interne prosesser.
– Om man starter prosessen til rett tid har man gode forutsetninger for å få gjennomført sammenslåingen på best mulig måte og til rett tid. For eksempel er sammenstilling og rydding av data en stor og viktig jobb og kan gjøres på et tidlig tidspunkt, sier Nor.
Hva vil prosessen medføre for kommunene?
Det er systemene fra de største kommunene som typisk blir videreført og i en slik prosess er det viktig med en god prosjektgruppe som har klare prosesser og mål. Utfordringer bør avklares så tidlig som mulig slik at man er i forkant. Her kan Powel dra prosessen, men kommunene må være aktive og partene må jobbe tett på hverandre.
– Powel kan lede prosessen rundt sammenslåingen til våre IT-systemer. Dette vil først og fremst si praktisk bistand til konvertering og sammenslåing av data, men vi kan også bidra på flere felt. For eksempel kan vi hjelpe kommunene med å gjøre gode valg og bidra med løsninger som støtter opp under arbeidsprosesser i de nye kommunene. I tillegg kan vi være en samarbeidspartner når det skal legges en strategi for å få ulike arbeidskulturer fra forskjellige kommuner til å jobbe effektivt sammen i en digital hverdag. Opplæring av nye personer etter omorganisering tilbyr vi selvfølgelig også, sier Mellerud.
Omfanget av en sammenslåing vil variere på hvor mange systemer som er involvert allerede og om det dukker opp utfordringer man ikke rår over underveis. Dette kan være i forhold til beslutninger og tidspunkt fra kommunestyret som kan påvirke fremdrift, for eksempel beslutninger i forbindelse med matrikkel, kommunegrenser og gatenavn.
– Målet i en slik prosess vil jo alltid være å få samlet alle dataene i et og samme system, selv om man kan ha litt ulik vei til målet og støter på ulike utfordringer underveis. Kommunene er i aktiv drift gjennom hele prosessen og derfor er det viktig at prosjektet går så smidig som mulig, med færrest mulig ringvirkninger både for ansatte og innbyggere, sier Nor.
Flere faser
Sammenslåingsprosessen blir gjennomført i flere ulike faser; planlegging, kartlegging, oppstart, testing, og til slutt gjennomføring og driftssetting. Mellerud anbefaler at man kjører et forprosjekt hvor man kartlegger kommunene.
– I et forprosjekt kartlegger vi faktorer som kan ha betydning for gjennomføringen. Innhold og omfang av forprosjektet tilpasses kommunenes behov. Det må gjøres en kartlegging av bruken av systemene og avklaringer på om det skal konverteres inn data fra andre systemer og formater. I tillegg til kartlegging av grensejusteringer mellom kommunene, matrikkelendringer, bruken av systemene og endringer på IT-tekniske kartlegginger, må vi se på de nåværende IT-systemer i sammenheng, forklarer Mellerud.
Denne prosessen avhenger av om man stiller de rette spørsmålene. Man må får klarhet i om det vil bli endringer på eksisterende IT-infrastruktur og finne ut av hvilke systemer som er avhengige av andre. Mange kommuner benytter også anledningen til å gå over til skydrift når de først er inne i en såpass omfattende prosess.
Før reell sammenslåing gjennomføres en testsammenslåing hvor det blir gjennomført testing sammen med kommunene på de sammenslåtte dataene. Testing på sammenslåtte data er høyt prioritert da det er siste steg før man setter systemene i drift og dermed siste sjanse til å fange opp feil før igangsetting.
Lærdom og erfaringer
– Et sammenslåingsprosjekt kan være stort i omfang og man lærer jo enormt mye av en slik prosess. Både ifølge tilbakemeldinger og egne inntrykk fra påbegynte prosjekter lyktes vi godt med både kartlegging, gjennomføring og metodikk. Samarbeidet med de forskjellige avdelingene innen kommunene har også fungert veldig bra, sier Mellerud.
– Programvareløsningene til Powel Water er tilpasset våre kunders behov. De er utviklet på en slik måte at de kan justeres for å bli tilpasset kommunesammenslåinger, legger Nor til.
Nor og Mellerud gjentar at det aller viktigste i en slik omleggingsprosess er å komme i gang tidlig for å ha de beste forutsetningene. Det kan være mye usikkerhet og mye å ta hensyn til, både i forhold til IT-infrastrukturen men ikke minst i forhold til interne ressurser. De anbefaler at man setter av seks måneder til en omleggingsprosess.
– Det er viktig å huske at mange sammenslåinger skjer på samme tid og at eksterne leverandører også kan ha utfordringer eller forsinkelser. Powel kan skape trygghet i at prosessene går rett for seg og da er viktig å avdekke potensielle problemer så tidlig som mulig, avslutter Nor.
